年末調整初挑戦！新卒がfreeeをフル活用して約2,000人の対応を爆速で終わらせた裏話
こんにちは！2024年にフリー株式会社に新卒入社し、今年、年末調整に初挑戦したshomaです！
労務未経験・知識0の状態で労務へ配属となった僕ですが、気付いた時には、労務担当者にとって1年間でもっとも大きなイベントである「年末調整」の担当になっていました。（びっくりですね）
そんな新卒1年目が年末調整を行う中で気付いた、スムーズに年末調整を終えるために今すぐ始められるfreee活用方法をご紹介していきます！
私たちは「freee会計」や「freee人事労務」など、バックオフィス業務を改善する統合型クラウドERPを提供する、IT企業です。
このマガジンでは、日本で一番freeeを使いこなしているフリー株式会社（以下、フリー）の労務担当者のリアルな事例をご紹介します。
「初期設定はできたけどまだ使いこなせてないなぁ」「基本は使えているけどまだ知らない便利機能がありそう！」と思っているユーザーさんへ、ちょっとためになる活用のヒントが見つかると嬉しいです！
入力依頼のリマインド機能をフル活用！
freee人事労務には、年末調整の対象者に向けて入力依頼を一斉送信できる機能があり、まずはこの機能を使うところから2024年の年末調整がスタートしました。今年からLINEへの通知が追加され、通知に気付いた従業員は盛り上がりを見せていました。（メール・Slack・LINEに送ることができます）
案内開始から1週間ほど経ち「どのくらい入力をしてくれたかな？」と心を躍らせてfreee人事労務を確認すると…さっそく1000人近くの従業員が年末調整の入力をしてくれました！
しかし、これはまだ全体の50％ほどの入力率。対象の従業員はまだまだいます。
そこで更にfreee人事労務を活用します。
入力依頼は「再通知」として何度も送ることができるので、タイミングを見ながら未入力者へのリマインドを行います。
締め切り直前には週に2回ほど「再通知」を送信。リマインドに気付いた多くの従業員が駆け込みで年末調整の入力を行ってくれました。（笑）
差し戻し機能で修正依頼をもっとスムーズに。
①不備があってもすぐに従業員が修正！
入力依頼や再通知を駆使して多くの従業員が年末調整の入力を行ってくれる一方、多発する登録内容の不備は、労務担当者を悩ませる重要な問題です。
例えば、
「所得」の欄に「収入」の金額を入力している。
保険料の登録内容を確認すると、「一般の生命保険料」と「介護医療保険料」が混ざっている。
源泉徴収票の、社会保険料と源泉所得税の金額が反対に入力されている。
などなど。
そこで大活躍したのが「差し戻し機能」でした。
修正すべき箇所を具体的に記載ができるため「直してほしい箇所が直っていない！」といった心配もなく、従業員がボタン1つで修正を始められるため、空き時間にすぐに再提出をすることができます。
また、freee人事労務の管理画面ではシンプルなメモ機能もあります。差し戻した際の文章をそのままメモに貼り付けることで、差し戻しの履歴を残すことができます。
時間をおいて確認した時や、複数の担当者で確認する際も、どのような理由で修正依頼を出していたかを確認できるため、効率的に確認作業を進めることができます。
②一括差し戻し機能で、担当者の作業負担を大幅軽減！
フリーでは、個人型確定拠出年金（iDeCo）をはじめとする保険料の登録漏れが多く、差し戻し依頼が頻発していました。(240件／3週間)
そのような中で、今年のfreee人事労務のアップデートによって追加された労務担当者待望の機能が、従業員による「差し戻し依頼」です。
昨年までは、Slackで従業員からの差し戻し依頼を受け付けていましたが、今年は、従業員がfreee人事労務上から直接担当者へ差し戻し依頼が送れるようになりました。
freee人事労務で差し戻し依頼を受け付けることで、画像のように一括で差し戻し作業ができます。
今までは1人1人に都度差し戻しを行っていましたが、今回は1日2回一括差し戻しをするだけ。以前と比べて格段に作業効率がアップしました。
【応用編】CSV出力機能を活用して、未提出者へリマインド！
年末調整業務において、登録された保険料や住宅ローンの控除額、源泉徴収額を証明する原本は各会社で回収・保管しておく必要があります。（電子的控除証明書を除く）
原本を提出してもらえるようにリマインドをしたいけど、
対象者が誰か分からない
既に提出済みの人にも連絡してしまうのは気が引ける…
そのような労務担当者に向けて、freee人事労務「CSVテンプレート」機能を活用した未提出者のリストアップをご紹介します。（今回は源泉徴収票の未提出者へリマインドをする場合を想定しています）
①［年末調整］メニューを開き、年末調整画面の［CSV出力］→［CSVテンプレート］をクリックします。
②CSVテンプレート画面で［テンプレート新規作成］をクリックします。
③テンプレート設定で、画像の通り出力項目を設定します。
④設定したテンプレートを更新し、出力をすると以下のようなリストが出来上がります。 手元に届いた提出済みの原本と比較して、提出がまだの従業員に対して個別で連絡していきましょう！
実際にフリー社内でも、このCSV出力機能を用いてリマインド対象者へ連絡を行うことで、締め切り前に提出してくれる従業員が昨年と比べて大幅に増えました。
締め切りが終わってから…、ではなく締め切り前からリアルタイムで提出状況を把握し、適切にリマインドを行うためにも、ぜひCSV出力機能を用いたリストアップを活用してみてください！
freee人事労務の年末調整機能は、常に進化を続けています。皆さんが年末調整を行う上で感じた思いが、次のアップデートのきっかけにもなります。
今年もいっしょに労務最大のイベントを乗り越えていきましょう！
[ご契約中のお客様へ]
[これからご検討のお客様へ]
いかがだったでしょうか？
今回の記事が、freeeを利用されている皆様へ、少しでも開発されている機能の活用方法がお届けできていたら幸いです。
この連載では、freeeのプロダクトを実際に利用しているユーザーさんの中で最近話題のトピックをまとめて発信していきます。
「こんな話題も扱ってほしい！」「この機能ってfreeeではどう活用しているの？」などご意見がございましたら、こちらのフォームまでお気軽にご連絡ください。
（前回の記事はこちら）
次回は [年末調整の裏話②〜従業員に年末調整を身近に感じてもらうためのHack術～] について公開予定です。お楽しみに！