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ユーザー代行業務（IST/DSTの業務）について

freee公式note

みなさん、こんにちは！
IST/DSTというチームに所属している波多野です。
本日は、freee Success Advent Calendar 2024の12月6日を担当させていただきます。

この機会を通じて、私たちIST/DSTチームの業務や取り組みについて皆様にお伝えできることを嬉しく思います。どうぞよろしくお願いいたします。

最初にこの記事でお伝えしたいことをまとめます。

  • IST/DSTとは？

  • 具体的な業務の流れ

  • テクノロジーによる効率化


そもそもIST/DSTとは？

はじめに私が所属するチーム IST/DSTの紹介をします。

IST/DSTでは大きく分けて2つのサービスを提供しており、サービスに応じて「IST」と「DST」の2つにチームが分かれています。

ISTとは「Initial Setting Team」の略称で、他社の会計・人事労務ソフトからfreeeへ乗り換えるお客様のデータ移行を担当しています。freeeへの「導入」をサポートするチームになります。

DSTとは「Data Supplement Team」の略称です。freee会計の取引登録を圧倒的にラクにする「自動で経理」を利用促進するためにアナログデータ（領収書・通帳）をデジタルデータに変換するサービスを提供しています。「代行」によるサポートをしているチームになります。

これらのオペレーションを大崎本社と新潟拠点のメンバーが中心となって実施しています。DSTでは、ユニバーサル雇用も積極的に取り入れており、業務委託の方々も含めると、約80名の組織規模となっています。この多様性のある体制により、幅広い視点とスキルを活かしたサポート体制を構築しています。

私たちは、データ移行とデータ化のユーザ代行業務を請け負うことで、お客様が本業に集中できる環境を提供しています。これにより、「スモールビジネスを、世界の主役に。」というfreeeのミッションの実現に貢献しています。


具体的な業務の流れ

ここからは2つのチームの具体的な業務の流れの一例を説明します。

ISTで行なっている会計のデータ移行は以下の流れとなります。

  1. お客様による申し込み、データの提出

  2. ISTで申し込み内容とデータの内容をチェック

  3. 必要に応じてお客様とデータ移行方針を確認・調整

  4. データが揃い移行可能な状態になったら移行作業開始

  5. 「申し送り事項」の作成

  6. 移行作業完了後、IST別メンバーによるチェック

  7. チェック完了後、お客様へ納品連絡

ISTの業務は、お客様のスムーズなfreeeへの移行をサポートする重要な役割を担っています。正確かつ効率的なデータ移行を通じて、お客様のビジネスの継続性を確保し、freeeの利用開始をスムーズにすることが私たちの使命です。

続いてDSTです。紙の領収書をデジタルデータにするデータ化の流れを紹介します。

  1. 同一の領収書のデータをルールに則って異なる2名が入力する

  2. 2つのデータを突合チェックする

  3. チェック結果に差異がある場合は修正を行なう

  4. お客様への納品

データ化された領収書データは、会計ソフトに取り込んで会計業務に利用されるため、データ内容に間違いは許されません。そのため、上記のような手法を用いながら品質維持、向上を目指しています。

業務のイメージ、少し掴んでいただけましたでしょうか？


テクノロジーによる効率化

最後にIST/DSTでの最近の取り組みを紹介します。
一言でお伝えすると「テクノロジーによる効率化」になります。
具体的な例を簡単に紹介します。

ISTでは、データ移行のオペレーションを効率化するために、革新的なアプローチを採用しています。その中核となるのが、アドバイザー様に拡張機能として提供しているbixidのコンバート機能です。このツールは、異なるシステム間でのデータ変換を容易にし、移行プロセスを大幅に簡素化します。
bixidのコンバート機能を活用することで、従来は手作業で行っていた複雑なデータ変換作業が自動化され、作業時間の短縮と人為的ミスの削減を実現しています。


DSTでも最新のテクノロジーを積極的に導入しています。その中でも特に注目すべきは、領収書の画像データ処理におけるOCR（光学文字認識）技術の活用です。
従来、領収書の処理は手作業で行われることが多く、時間と労力を要する上に、人為的ミスのリスクも高いものでした。しかし、OCR技術を導入することで、領収書の画像データからテキスト部分を自動的に抽出し、デジタルデータとして変換することが可能になりました。この革新的なアプローチにより、データ入力の効率が飛躍的に向上し、処理時間の大幅な短縮が実現しています。
さらに、OCR技術の精度は日々向上しており、複雑な書体や手書き文字でも高い認識率を誇ります。これにより、データの正確性が向上し、後続の会計処理や経費精算プロセスの信頼性も高まっています。

今後もAIやマシンラーニングなどの先端技術を積極的に取り入れ、さらなる効率化を追求していく方針です。これにより、お客様の経営効率化に貢献し、ビジネスの成長を支援することを目指していきます。

大崎と新潟の両拠点が一丸となって、「導入」と「代行」の役割をしっかりと担っていきたいと思います！
ここまでお読みいただき、ありがとうございました！


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freee Success Advent Calendar 2024はまだまだこれからです！
次回 来週月曜の記事はAkane Uekiさんです。
「様々な仕事を経験してきた私が、freeeのサポートに居続ける理由」をお楽しみに！