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freee社員が書店の会計業務にトライ。「会計まわりのリアルを体感できました…!」

透明書店を舞台に、実務と実験をおこなうプロジェクト「くらげ会」。freee社内からさまざまなスキルを持つ有志メンバーが集い、通常業務の傍ら、さまざまな試行錯誤を重ねています。そんなくらげ会メンバーのリアルな姿に迫る『現場奮闘記』。
今回登場するのは、会計・経理を担当するnamiさん、kibaさん。スモールビジネスの現場で気付いたこととは? クラウド会計ソフト「freee会計」の使い勝手はどうだった? 前回に続いて、ライターの安岡晴香さんに取材していただきました。

前回「販売・在庫編はこちら

取材を受けるnamiとkiba
(左)namiさん・2023年入社。クラウド会計ソフト「freee会計」のプロダクトマネージャーを務めている
(右)kibaさん・2021年入社。クラウド会計ソフト「freee会計」のプロダクトデザイナーを務めている

GWの中日、朝から晩まで経理業務に追われ

――namiさん、kibaさん、今日はよろしくお願いします。お二人は通常業務を行う傍らくらげ会に所属し、透明書店の会計・経理にまつわる仕事を担当されています。主にどのような作業を任されているのでしょうか。

kiba:
僕らの役割は、透明書店で発生したすべてのお金の動きを管理・処理することです。具体的には領収書のチェックや請求書作成、支払い手続き、従業員の給与支払い……など、挙げればキリがないほど細かい作業がたくさんあります。基本的に役割分担は決めず、2人で協力しながら進めています。

nami:
当社のプロダクトである「freee会計」を使いながら、リアルな使い勝手を検証しています。仕事量の比率は、通常業務が8割、くらげ会メンバーとしての仕事が2割といったところ。ただ忙しさには波があり、一番バタバタするのは毎月上旬です。前の月の「月締め」をしなくてはならず、これが結構大変で……。

笑顔で受け答えをするnami

kiba:
月締めでは、売上はいくらか、原価はいくらか、営業にかかった出費や人件費はいくらか。要素ごとに金額を細かくまとめ、PL・BSといった決算書の形にしていきます。

思えば4月分の月締めは、初めてで、かつ開店直後でバタバタしていたこともあってかなり手こずりましたよね。ゴールデンウィークの中日に、namiさんと丸2日経理業務に追われたのが忘れられません(笑)。

nami:
あの時期は大変でしたね……。時間的にも精神的にもかなりのエネルギーを消耗しました。
だからこそ、決算書が初めて出来たときの感動も忘れがたいです。1件1件の取引データがこんなふうに決算書に反映されるんだ、小さな作業がこうやって形になるんだ、と。いい経験ができたなと思いました。

――お二人は、そもそもなぜくらげ会に参加しようと思ったのでしょう?

nami:
スモールビジネスの現場をもっと深く知るため、という言葉に尽きます。

私は通常業務で「freee会計」のプロダクトマネージャーをしていて、より使いやすいサービスのかたちを日々模索しています。ユーザー理解のために面と向かってスモールビジネスの経営者にお話を伺う機会も多いのですが、「freee会計」が実際どう使われているのかは、ヒアリングだけではわからないもの。自分が現場に飛び込んで、体感として知っておく必要があると思って、今回参加を決めました。

freee会計を開いたデスクトップ

kiba:
僕も同じです。僕は「freee会計」 のプロダクトデザイナーとして、主に外部サービスとの連携機能を担当しています。連携機能とは、レジシステム上の売上データや、クレジットカード・Amazonでの購買データ、銀行口座への入金データなどが、自動的にfreee内に取り込まれる仕組みのこと。設定画面も含め、どんなさわり心地だとユーザーさんにとって使い勝手がいいのか、試行錯誤を重ねています。

namiさんと一緒で、普段からユーザーさんのお話を聞いたり、実際にソフトを操作されている様子を見たりもするんですが、得られる情報にはどうしても限りがあって。「freee会計」を触る前後に一体どんな作業をしているか、毎日どんなスケジュールで動いているか、もっとリアルに想像できるようになりたいな……という課題感をずっと持っていました。

だから、春に行われた全社集会でくらげ会の話を最初に聞いたとき、瞬時に「参加したい!」と思ったんです。自分が使う側に立てば、理解がグッと深まるんじゃないかなって。

取材を受けるkibaの横顔

「freee会計」の便利な機能に救われた

――お二人とも、「freee会計」を使う側に立ちたいという共通の思いがあったんですね。
実際のところ、使用感はいかがでしたか?

nami:
freee会計の機能にかなり救われた印象です。何より便利だったのは、kibaさんが担当している連携機能。おかげで多くの取引データが自動で取り込まれ、作業が大幅に減りました。

もしあの機能がなかったら……って考えるとゾッとするくらい(笑)。きっと作業時間が2倍、3倍になっていたと思います。

kiba:
僕は「勘定科目の自動登録ルール」が便利だと思いました。一度勘定科目を登録すると、翌月以降で似た取引があったら自動設定してくれるんです。あとは、減価償却費を自動で按分する機能もありがたかったです。償却期間を一度計算してしまえば、月ごとの費用を償却期限までずっと自動表示してくれます(※)。

(※)パソコンなど、長期にわたり保有する「固定資産」を取得した際は、かかった費用の全額をその年の費用とせずに、税法で定められた耐用年数(償却期間)に応じて費用を均等に配分(按分)する。これを「減価償却」といい、経費として計上する際はその期に相当する金額を「減価償却費」の勘定科目で示す必要がある。

減価償却について、詳しくはこちら

nami:
おかげで難しい作業をしなくても、現状を正しく把握できましたよね。

お金まわりの管理って煩雑じゃないですか。だからついつい後回しにしたくなるものだと思うんす。でもスモールビジネスにおいて、毎月の数字をもとに都度経営判断をするのは本当に大切なこと。その助けになるサービスとして、「freee会計」の意義を改めて感じました。

取材を受けるnami

――なるほど。一方で、「freee会計」があってもなお困ったことや、うまく効率化されなかった領域もありましたか?

kiba:
紙媒体の納品書・請求書の処理ですかね。「freee会計」には、書類を写真で取って読み込ませる機能がありますが、店長・遠井さんに1枚ずつ撮影・アップロードしてもらうのは大変でした。作業自体はシンプルでも、書店業は商品数が多く、しかもいろんなところから納品書が来るから処理すべき取引の数も膨大。店長さんにとって負担が大きいのはもちろん、確認する僕らもいっぱいいっぱいで、結構手こずった印象です。

nami:
私は、請求まわりをはじめとする社内コミュニケーションにかなり時間をとられてしまいました。「この請求はいつまでに支払わないといけないのか」「この取引先からの請求書はいつ来るのか」など、細かい確認事項が本当に多くて。請求書のフォーマットも取引先によってさまざまなので、取引内容の詳細が明記されていない場合は、つど確認するのに骨が折れました。情報を抜け漏れなく把握するのはこんなに大変なことなのかと思い知りましたね。最初の頃は書店に行き、店長と請求書などを一緒に見ながら、直接質問していました。今はお互いにとってやりやすい方法を模索した結果、遠隔でやりとりができるようになりました。

取材中笑顔を見せるkiba

――現場で苦戦したからこそのリアルな気付きですね。

nami:

はい、今まで意識できていなかった経理・会計のリアルが見えてきました。経理の仕事って、思っていた以上に確認事項が多いし、守備範囲も広い。たとえば人件費を扱うためには、労務との連携も必須です。

今回得た気付きをもとに、もっと大きな視野でサービスのあり方を考えようと思っています。

kiba:
スモールビジネスを体感したからこそ見えるものはありますよね。
僕は今回の経験で、スモールビジネスをやっている人たちの「お店を想う気持ち」が感覚としてわかった気がしています。僕はもう透明書店に対してすごく愛着が湧いているんです。店長の選書も素晴らしいし、こんな素敵なお店に関わっていることを友達に自慢したいような気分になっています。

取材を受けるnamiとkibaの後ろ姿

担当交代へ。「引き継ぎ」が最後の大仕事

――そんなお二人ですが、くらげ会の経理業務を別のメンバーに引き継ぐそうで……?

nami:
はい、ちょうど交代のタイミングなんですよ。くらげ会メンバーは固定制ではなく定期的に入れ替えていくものなので。次期経理担当として新しく3名入ることが決まり、引き継ぎを始めるところです。

ただ「経理業務は属人化しやすい」とよく言われるけれど本当にその通りで、引き継ぎには時間がかかりそうですね。どういう処理をしたのか、記録を細かく残せていない部分が結構あって……。

kiba:
目の前の処理に一生懸命で、引き継ぎにまで気を回す余裕がありませんでしたよね。「freee会計」には自動登録ルールなど、引き継ぎがある程度楽になる仕組みはありますが、それでも手間取る予感がしています。

PCを操作するkiba

nami:
「今回無事に引き継いだらOK」というよりは、さらに3ヶ月後に控える、次の引き継ぎも視野に入れたいと思っています。私自身くらげ会に参加してみて得られるものが多かったからこそ、他の社内メンバーにもぜひ同じ体験をしてほしいと思うんです。だから、無理なく定期的に交代していけるための土台を作ろうと考えています。具体的な業務を誰もがスムーズに理解するためには、どうするのがベストか。これを提示するのが、私たちの最後の大仕事ですね。

そして実は私、これからくらげ会の会長として活動することも決まっているんです。くらげ会がfreeeの皆さんにヒントをたくさん授けられる場所になるよう、これからも頑張ります!

kibaとnamiの横顔

――くらげ会が、freeeをいろんな側面から進化させていきそうですね。すこし先の未来が今から楽しみです。今日はありがとうございました。

この連載では、透明書店をさまざまな角度から支える「くらげ会」メンバーに、引き続きお話を伺います。次回もお楽しみに!

取材・執筆:安岡晴香
ライター・編集者。広告代理店、総合出版社勤務を経て独立。ウェブや雑誌で主にインタビュー記事を担当している。
撮影:芝山健太 デザイン:Samon inc. 編集:株式会社ツドイ 

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