freee人事労務の新機能「勤怠モニター」とは？月初作業が4分の1になった労務体験談
労務担当者にとって勤怠締め作業は、まさに月に一度の戦い。
給与計算に連携するまでの限られた時間で打刻や申請の漏れを抽出し、一人ひとり確認を取るのは、工数的にも精神的にも負担の大きい作業です。
今回は、freee人事労務の勤怠モニター機能を活用して勤怠締め作業が4分の1になった、freeeの労務チームの体験談をご紹介します。
私たちは「freee会計」や「freee人事労務」など、バックオフィス業務を改善する統合型クラウドERPを提供する、IT企業です。
このマガジンでは、日本で一番freeeを使いこなしているフリー株式会社（以下、フリー）の労務担当者のリアルな事例をご紹介します。
「初期設定はできたけどまだ使いこなせてないなぁ」「基本は使えているけどまだ知らない便利機能がありそう！」と思っているユーザーさんへ、ちょっとためになる活用のヒントが見つかると嬉しいです！
勤怠締めは月に一度の戦い
こんにちは！フリー株式会社で労務を担当しているrukoです。
2024年に新卒入社し、労務に配属後は勤怠管理を中心に担当しています。
勤怠チームに入って衝撃を受けたのは、締日翌日・月初1営業日目の大混乱。
従業員約2000人分の勤怠を確認し、不備のあった従業員一人ひとりに対して個別に連絡を行います。
多い月では、担当者1名で1日100人以上の従業員に連絡していた月も・・・
毎月の勤怠締め作業を恐怖に感じ始めていたある日、freee人事労務の新機能「勤怠モニター」の情報を耳にしました。
勤怠不備の抽出からリマインドの送信までボタン1つで行えるという画期的な仕組みに期待が高まり、さっそく勤怠モニターを日々の業務に取り入れてみることにしました。
打刻漏れ人数が4分の1に！不備通知機能の効果
まず、私たちは勤怠締め作業時の個別連絡を置き換えるのではなく、当月中の＋αの作業として勤怠モニターのリマインド機能を活用しました。
ボタン1つで対象者に通知を送信できるため、慎重に進めても所要時間は2〜3分程度。
通知が送信されるのはチェックをつけた従業員のみ、かつ該当する不備の情報のみが送信されるため、誤って通知を送ってしまう不安もありません。
また、役員や時短勤務者については通知対象から除外する必要がありましたが、役員や勤務賃金設定のフィルタリングも勤怠モニター上で行うことができました。
一度作成したビューを保存することも可能です。
小さなコストで勤怠締め作業が少しでも楽になれば…という思いで活用を開始しましたが、なんと最初のリマインド通知後10分間で打刻漏れの対象者が100人以上減少。
一人ひとりの不備内容がリマインド文に自動で記載されるため、従業員の行動に繋がったのかもしれません。
加えて、勤怠モニターの上部には「不備状況」「勤怠登録状況」のグラフがあり、リマインド前後の変化を一目で確認することが可能です。
勤怠締め作業の進捗を実感しやすく、担当者のモチベーションにも繋がります。
そして迎えた2024年12月の勤怠締め。
年末年始は休暇を取得する従業員が多く、勤怠締め作業も難航する傾向があります。
少しでも心穏やかに月初作業を終えたいという願いをこめて、私たちは月末に2回、月初に1回、勤怠モニターから不備通知を送信しました。
月初1営業日目、勤怠不備の確認を行うと打刻漏れは23人。
勤怠モニターを活用する前の100人以上と比較すると、およそ4分の1の人数に減少しています。
作業時間も大幅に短縮され、勤怠以外の業務を止めることなく月初を乗り越えることができました！
勤怠締め作業をもっとスムーズにする活用術
勤怠モニターといえばリマインド機能が最大の特徴ですが、勤怠不備の抽出に特化しているからこそ、他にも色々な場面で活用することができます。
例えば、私たちはエクスポート機能を活用しています。
勤怠モニター上に表示されている情報をCSVデータでエクスポートすることができるため、これまでExcelやスプレッドシートで管理を行っていた方にもおすすめです。
「勤怠一覧」の画面からダウンロードできるCSVデータとは異なり、勤怠不備に関する情報に特化しているため、勤怠締め作業時の不備抽出が一段と楽になります。
加えて、これまでCSVデータにより一括で確認する手段がなかった「勤怠締め申請」や「勤怠ロック」のステータスについても勤怠モニターからエクスポートが可能になりました。
また、勤怠モニターの右から出てくるこちらの画面にもご注目ください。
従業員別にメモを記録できるため「休憩不足が入力ミスか実態通りか」などの情報を担当者間で共有することができ、重複して確認・連絡してしまうことを防ぐことができます。
さらに、入力内容や申請の不備が一覧できるため、一人ひとりの勤怠カレンダーを確認することなく勤怠締めを進めることが可能です。
「締日から1日で勤怠を締められる世界」へ
freee人事労務の勤怠モニターは「締日から1日で勤怠を締められる世界」や「担当者が月初に気兼ねなく有給を取れる世界」を目指しています。
活用の幅が無限大な機能だからこそ、私たちももっと勤怠モニターの活用方法を探求し、勤怠締めをさらに早く・簡単な作業にしていきたいです。
ユーザーの皆さんもぜひ、勤怠モニター機能をお試しください！
[ご契約中のお客様へ]
今回ご紹介させていただいた勤怠モニター機能の詳細は、以下のリンクよりご覧ください。
[これからご検討のお客様へ]
freee人事労務について詳しく知りたい方は、以下のリンクより詳細をご確認ください。
いかがだったでしょうか？
今回の記事が、freeeを利用されている皆様へ、少しでも開発されている機能の活用方法がお届けできていたら幸いです。
この連載では、freeeのプロダクトを実際に利用しているユーザーさんの中で最近話題のトピックをまとめて発信していきます。
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