年末調整をストレスフリーに！労務最大のイベントを楽しく乗り越える魔法の裏技4選
こんにちは！フリー株式会社で労務を担当している、新卒1年目のrukoです。
労務に配属となって約5ヶ月、年末調整の担当者として日々奮闘しています！
私たちが今年のテーマに掲げたのは「ストレスフリーな年末調整」。
freee人事労務を活用して業務がスムーズになっても、人と人とのコミュニケーションだからこそ思い通りに進まないこと、法律や制度の影響を受けるからこそ工夫しなければならないことがたくさんあります。
今回は私たちが実際に取り組んでみた、年末調整にまつわるもやもやを楽しく・かろやかに乗り越えるためのアイデアをご紹介します。
私たちは「freee会計」や「freee人事労務」など、バックオフィス業務を改善する統合型クラウドERPを提供する、IT企業です。
このマガジンでは、日本で一番freeeを使いこなしているフリー株式会社（以下、フリー社）の労務担当者のリアルな事例をご紹介します。
「年末調整やっぱり大変…」「既に来年の年末調整が憂鬱！」という労務担当者の方へ、来年の年末調整が少しでも楽しみになるようなアイデアが見つかると嬉しいです。
お仕事の息抜きに、ぜひご覧ください！
同じ理由の差し戻しが多発！思い通りに進まない確認作業
年末調整といえば、申告内容や添付書類の細かいチェックがつきもの。
年末調整の依頼時に用意したマニュアルはなかなか読まれず、従業員からの申告内容に不備があると、従業員に添付書類を返却して修正をお願いしなければなりません。
せっかく用意した書類を突き返される従業員も、申し訳ないと思いながら差し戻す労務担当者も、少しネガティブな気持ちになってしまいますよね。
また、差し戻しの理由を丁寧に説明するのはとても時間のかかる作業です。
そこで私たちは、申告内容や添付書類のよくある不備を間違い探し形式で紹介することにしました。
突然ですが、ここで問題です！
この中にある「間違い」はどこにあるでしょうか？
正解は「証明書ではない部分が提出されていること」でした！
iDeCoの書類は「重要」と書かれた右側の面が証明書、左側は本人用の控えです。
労務の皆さんであればご存知のポイントかもしれませんが、freeeではとっても多いミスでした…
他にも、
「介護医療保険料」の控除証明書が提出されているのに、freee人事労務では「一般の生命保険料」として入力されている
保険料額として本来入力すべき金額（申告額）ではなく、別の金額（証明額など）が記入されている
住宅借入金等特別控除申告書が全て空欄のまま届いている
などなど、確認作業の中で見つけた「よくある不備」を間違い探し形式で紹介しました。
損保ジャパンDC証券 https://www.sjdc.co.jp/individual/procedure/paymentcert/
Slackで投稿したところ、「わかりやすい！」「面白い！」と反響があり、たくさんの従業員の皆さんに見ていただくことができました。
重要なお知らせなのに読んでもらえない…とお悩みのバックオフィスの皆さんに、クイズ形式でのアナウンスはとてもおすすめです！
私たちは年末調整の締切直前カウントダウン企画として実施しましたが、開始直後に実施した方が、より多くの差し戻しを防げたかもしれません。
その質問、資料に書いてあります！！
書類の確認作業に次いで大変なのが、従業員からのお問い合わせへの対応。
従業員向けのマニュアルをどれだけ作りこんでも、全員に読んでもらえる訳ではないのが難しいポイントです。
お問い合わせを受けて、マニュアルに記載した内容を改めて説明する作業は少し無駄に感じてしまいますし、相手に不快な思いをさせていないか、誤った回答をしていないかなど、気を遣う部分もたくさんあります。
一方、労務に質問を送る従業員の目線でも、年末調整は不安だらけのイベントです。
マニュアルやよくある質問を確認したけど、もしかしたら自分は例外かも。念のため担当者の回答をもらっておきたい…
資料を探すより直接聞いた方が早いから、とりあえず一旦聞いてみよう！
一斉送信のマニュアルだけでは全ての不安を解消できないのが年末調整なのです…
そこで私たちは、社内AIを活用したお問い合わせ対応に挑戦しました。
freeeのSlackには、コーポレート部門に関する情報をインプットしているとても優秀なAI（わカルさんbot）が設定されています。
Slackで労務に質問する時に、botと労務担当者の両方をメンションしてもらい、botに一次回答を出力してもらうことで効率化を図りました。
もちろんAIなので、100%正しい情報を出力できる訳ではありません。
しかし、年末調整担当者が同じチャンネルに参加することで、従業員の個別の状況を踏まえた補足をすることが可能になります。
補足文章のみでお問い合わせに対応できるという工数削減の観点ではもちろん、事務的で堅苦しくなりがちなコミュニケーションが少し温かみのあるものになった点でも、年末調整を楽しくする取り組みになりました。
社内の情報に特化したbotがある場合はもちろん、そうでない場合でも、AIやチャットボットでお問い合わせ対応を効率化できるようです。
例えば「これってどうだったっけ？」と不安になる年末調整の制度面については、国税庁のチャットボット（ふたば）に質問することで気軽に疑問を解決することができます。
従業員からよく質問される内容が豊富に揃っている上、回答文もわかりやすいため、お問い合わせ対応での回答文の作成に補助的に活用できそうです。
朝から夜まで書類回収につきっきり。他の業務は後回しに…
freee人事労務を使って申告内容の確認が楽になっても、保険料の控除証明書を始めとする添付書類には保存義務があるためペーパーレス化できません。
様々な書類を正確に管理するにあたって、「従業員番号を書く」「用紙に貼る」など提出のルールを設けている担当者の方も多いのではないでしょうか？
提出された書類の対象年度が違う、前職の源泉徴収票が乙欄だった…など年末調整で対応できない書類の提出は、担当者と従業員、お互いのためにできる限り未然に防ぎたいところです。
注意すべきポイントがたくさんあると、担当者はつい手取り足取り従業員のサポートに入ってしまいがち…
そこで、それぞれの書類の提出方法をA3サイズで印刷・掲示し、自分自身で確認した上で提出してもらうことにしました。
freeeのユーザーさんには、freee人事労務の公式マニュアルをアレンジして使用していただくのもおすすめです！
freee人事労務のマニュアルには「そもそも年末調整って何？」という基本的な部分からfreee人事労務の操作方法まで、たくさんの画像を使いながらわかりやすく記載されています（英語版・やさしい日本語版も上記のリンクから確認できます）。
このマニュアルをコピーし、以下の画像のように会社独自の案内（締切や書類の提出方法など）を記載したスライドを付け加えることで、従業員向けの案内資料が完成します！
「これを見れば基本的な部分は理解できる」という資料が1つに統一されていることで、必要な情報へのアクセスが簡単になります。
また、事前に正しい提出方法を確認しておいてもらうことで、担当者が従業員につきっきりになることなく書類回収が進みます。
従業員と労務担当者、双方のストレスフリーに繋がる取り組みでした。
締切まであと◯日！終わりが見えない不安と戦う日々
年末調整では、対象者となる従業員全員分の申告内容・添付書類を限られた時間で確認しなければなりません。
ひたすら確認作業を進めても、現在地がわからないと「本当に期限内に終わるのかな…」と不安になります。
freee人事労務で確認できるこちらのグラフは、年末調整の進捗状況が可視化されるため、確認作業の現在地を把握するのに最適です。
私たちも、締切直前の1週間から終業時にグラフを記録し、日々前進している実感を持てるようにしていました。
また、残りの作業量を定量的に把握し、他の担当者に分担するなど計画的に作業を進めることができます。
バタバタする締切直前でも、見通しを立てて進められたことが強い安心感に繋がりました。
今回は、年末調整にまつわる4つのあるあると、フリー社内の取り組みを紹介しました。
私たちが年末調整を楽しむ＋αの取り組みに挑戦できたのは、freee人事労務をフル活用しながら基本の業務をコンパクトに進められたからだと感じています。
freee人事労務の活用術についてはこちらの記事でも詳しくご紹介しておりますので、ぜひご覧ください！
[ご契約中のお客様へ]
[これからご検討のお客様へ]
いかがだったでしょうか？
今回の記事が、freeeを利用されている皆様へ、少しでも開発されている機能の活用方法がお届けできていたら幸いです。
この連載では、freeeのプロダクトを実際に利用しているユーザーさんの中で最近話題のトピックをまとめて発信していきます。
「こんな話題も扱ってほしい！」「この機能ってfreeeではどう活用しているの？」などご意見がございましたら、こちらのフォームまでお気軽にご連絡ください。