こんにちは、nayumiです。

席替えや座席表の更新って地味に大変・・・

総務で座席表を管理し、席替えの度に事業部から連絡をもらって座席表を書き換える、という会社も多いのではないでしょうか。
頻繁に組織変更による席替えがある場合は、作業も大変になりますよね・・・

freee本社は一部のエンジニアを除き、1人1席の固定席で運営しており、組織変更も頻繁にあるため席替えを年に何回か行う必要があります。現状社員1700名規模の席決めを総務だけで行うのはかなり「無理ゲー🤮」です。

そこでfreeeがやっていることとは？

freeeでは各部署のフロア内配置（ゾーニング）のみを総務が決め、誰がどこに座るかの細かい席決めは各部署の席決め担当者に協力を依頼しています。各事業部の解像度が高いメンバーが席決めを行うため、業務上のコミュニケーションや仕事内容に応じた最適な席替えができると考えています。

具体的には3ステップ

①総務にて各事業部の必要席数や制約事項などを把握。

• 各事業部の責任者に確認し1年後くらいまでの採用予定数も含めて把握します。

• その際、どの事業部と近いと仕事がしやすいかや、同じ部署内でゾーニングが離れても問題ない部署も併せて確認しておきます。

• 席数の関係などで全てのリクエストに応えられない可能性があることは事前に断りを入れておき、期待値コントロールも行っています（地味に大事）

②総務にて①の情報をもとに、各事業部のゾーニングを決める。

• フロアの席数に応じてどの事業部がどこに入るかのパズルを行っていきます。リクエストとパズルの両立が難しいことも多く、席替え対応業務の最難関がここにありますｗ

• ゾーニング案はフロア図面に対して事業部のゾーニングをハイライトして作成しています。

• 事業部ゾーニングの案ができたら、各事業部の責任者に確認してもらい、必要に応じて調整の上確定させます。

③各事業部の担当者へ席決めを依頼

• ゾーニング確定後、各事業部の席決め担当者へ誰がどこに座るかの席決めを行ってもらいます。

• 席決め担当者は事業部の責任者から選任してもらうようにしています。

事業スピードを落とさないためにもスピード感のある席替えが大事

freeeでは、年度始まりはその年度の事業方針に沿って大きな組織変更が行われることが多いです。新しい組織の座席で期初をスタートできることが事業のスピードにも大きく関わってくるため、スピード感を持って対応することが求められます。
今年度は、新体制の組織が確定してから約3日で座席ゾーニングの調整・確定～社内アナウンスまでを行い、無事期初から新組織の座席配置で業務をスタートすることができました。
社内の協力があってこそ実現できたスピードでしたが、「事業成長のため期初から新組織でロケットスタートしよう🚀」と呼びかけ、最初に目線合わせをしておけたことも良かったかなと思っています。

たかが席替え、されど席替え。事業成長のスピードアップに貢献できることと捉えるととても価値のある業務に思えてきませんか？席替え対応でも総務の価値を発揮していきましょう💪

来年もよろしくお願いします、良いお年を！

おかげさまで今年11本の記事を発信することができました。少しでも総務の方へヒントになる情報をお届けできているなら幸いです。来年も発信を続けていきますので、是非チェックしてください。
次回は「大崎オフィスのランチ事情：ランチマップでシェアハピ」をお届けします。