“HR day”開催レポートvol.2
2024年10月10日に開催したfreee人事労務ユーザー向け大規模イベント”HR day”。今回のテーマは「明日から使える”未来の労務”の収穫祭」。
大好評だったコンテンツの内容をまとめました！
HR day全体開催レポートはこちら！
”進化”の収穫
フリー株式会社労務担当と徹底解剖！- freeeで実現する人事労務の効率化術
セッション2-1では、人事労務プロダクトマーケティングマネージャーの高田さんと、労務担当マネージャーの福山さんにご登壇いただき、freeeの”進化”によって実現できる人事労務の効率化術をご紹介しました。
余力を生み出す「目の前の人事労務DXのヒント
未来に向けて行動するエンパワーメントに必要なのは「余力」です。
ここでポイントとなるのは、freeeが提供するクラウドパッケージシステムをどう使うか。
特に型が決まっているクラウドパッケージシステムを活用した人事労務DXでは「労務担当の工夫」＋「進化する機能を見逃さない」ことの両方を押さえておくことがカギになるんです！実際にフリー株式会社の労務はどんな工夫をしているのか、福山さんに教えていただきました。
労務担当のリアルな工夫
① 従業員の入社情報回収、泣きそう問題
従業員の入社情報回収は毎回大変…。
この問題を解決するために「freee 人事労務」にある「入社手続き」の設定を変更したことをご紹介いただきました。
freee人事労務には、元々、入社手続きの機能はありましたが、回収できない情報が一部あり、入社情報はGoogleフォームで回収していました（汗）
しかし、機能がアップデートされた「シン・入社フォーム」を利用し、3つの工夫をしたことで「freee 人事労務」の中で入社情報を回収できるようになったそうです！
工夫1つ目：カスタム項目機能
設問を自由に設定できるので、例えば、学生には卒業年度を入力依頼するなど、入力する人に合わせたフォームが作れます。
また、ファイルや画像も回収できるようになり、回収できる情報の幅が広がりました。
工夫2つ目：フォームテンプレート
用途（雇用形態など）に分けて複数パターンのテンプレートを作成することで、適切な情報を回収し、余分な情報を集めることなく、適切に情報が回収できるようになりました。
工夫3つ目：設問の補足文
設問に対して分かりやすく確実に登録ができるような補足文を表示できるようになりました。特に登録の際にミスが多かったマイナンバーの登録ミスが減って、入社日前に正確な情報を回収できるようになり、入社後スムーズな業務への反映が可能になりました。。
これらの工夫の結果、丸一日かかっていた作業時間は2〜3時間に！
Googleフォームは完全に廃止して「freee 人事労務」だけで業務が完結するようになりました。時間的にも、精神的にも余裕ができたそうです！
労務担当のリアルな工夫
② 従業員へのリマインド、お互い大変問題
バックオフィスの誰もが悩んでいる、リマインドのしかた。通常業務の傍ら事務作業をしてもらうので、なんだか申し訳ないような…それでも期限内に終わらせてほしいですよね。
そこで「従業員の上司も巻き込んでリマインド」することに。
一定の期限になると、従業員だけでなく、上長にもリマインドが届くことで、労務担当任せではなく、上長にも管理する認識を持ってもらう狙いです。この工夫により、上長にリマインドがいく前に、従業員が回答してくれるようになりました！
この工夫で真似していただきたいポイントは「従業員の意識に頼るのではなく、良い意味でやらざるを得ない環境を作る」こと！期限を守ってもらうために、期限の前にリマインドを出すのもおすすめです。
労務担当のリアルな工夫
③ マニュアルはどこ？この問い合わせって、一体何回目？！
情報整理で休みやすい環境づくり
有給を使いたいけど、自分が出社しないと業務が止まってしまうかも…。
そんなモヤモヤしたお悩み、抱えていませんか？
フリー株式会社の労務チームでも担当者が休むと業務が止まってしまう、担当領域外の従業員からの質問へ自信をもって回答できない、マニュアルに書いてあるのに何回も同じ問い合わせがくる…などの悩みは尽きませんでした。
そこで取り入れたのは、以下の工夫です。
工夫① 複数人で業務を共有！
やることリストで業務を可視化することで、お互いにフォローができる体制を作りました。
工夫② 業務に関するマニュアルはきれいに集約・アップデートし続ける！
フォルダーにマニュアルがたくさんあるけれど、どれが最新版かわからない、といった状況を改善して、従業員が確実に最新のマニュアルを見て作業ができるようにしました。
工夫③ 過去に来た質問をナレッジ化！
従業員が労務へ質問する際にQ＆Aを自動予測で表示することで、労務へ来る質問を削減できるようになりました。
こうして、担当者が休んでも業務が回る環境を実現できました。
問い合わせ数も2割削減され、労務のメンバー同士で自分の担当領域外も業務もフォローできるようになったので、回答スピードと正確性がアップ！
ここで一番大事なのは「頭の中にあります」はダメ！ということです。
助け合うためにも業務マニュアルは常に最新にして、整理整頓しておくのがおすすめです。
よくある質問と回答を根気強くナレッジ化することで、マニュアルではカバーできない部分もフォローが可能になります。
ぜひfreeeユーザーの皆さんも、これらの工夫を真似して、未来への余力を作り出していってください！！
進化する機能を見逃さない！
ここからは高田さんより、進化した「freee 人事労務」の機能を紹介してもらいました。
① 年末調整2024
ついに定額減税の新3項目を自動計算できるようになりました！
他にも従業員画面から労務担当へ差し戻し依頼や、生命保険などの控除証明書の電子データにも対応するようになりましたので、ぜひご活用ください。
② 有期雇用の更新管理
雇用契約オプションを利用しているユーザー向けに、雇用契約の基本機能に併せて、有期雇用の更新管理もできるようになりました！
契約終了日が近づいた更新対象者を自動アラートできる機能です。
また更新対象者リストの出力機能も10月末にリリースしています。
③ チャット連携
SlackやLINEで通知・リマインドできる範囲が増えました！
シン・入社フォーム、身上変更、給与・賞与明細、年末調整などで利用可能になっています。
また従業員がSlackやLINEで打刻したり、労務担当が従業員のチャットツールへ”能動的に”リマインドできるようになりました。
④ 念願！統合カスタム権限（最短年明けリリース見込み）
「統合カスタム権限」を従業員情報を例に説明すると、
従業員情報は見せるだけ
勤怠は編集を可能に
給与はいっさい見せない
見せる範囲を営業部だけに絞る
などなど、項目ごとに細かく権限をカスタムできる仕組みとなっています。
リリース情報は別途お知らせしますので、年明けのリリースを楽しみにしていてください！
明日からのアクションプラン
労務担当目線で、人事労務DXの抑えるべきポイントは2つ。
システムを極力減らすこと
労務とのやり取りの窓口を極力まとめてあげること
従業員のマスタ管理を減らしたシームレスなシステム連携を行い、情報を連携。従業員が確認しなければならないツールを減らすことで、通知も確認もスムーズに。LINEやslackなどの日常の生活に溶け込むようなツールへ通知することで、負担がぐっと軽減した、ということでした。
これらを踏まえて、明日からできるアクションプランをまとめました。
対象プランの確認：新機能がやっぱり便利！使えるプランか確認してみてください！
優先順位の決定：設定ハードルが低く効果が高いものから取り組むと◎！「シン・入社フォーム」や「有期雇用の更新管理」がおすすめです！
設定手順の確認：実際に新機能の設定・テスト運用までチャレンジしてみてください！
これらを実行して、一緒に余力ある未来へ行動していきましょう。
以上、HR day セッション2-1の開催レポートでした！
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